Dagafsluiting in Cash-it

In deze paragraaf wordt beschreven hoe de dagafsluiting in Cash-it gebruikt en uitgevoerd dient te worden.

Waarvoor te gebruiken

De dagafsluiting in Cash-it is ontworpen om u een beknopt overzicht te geven van het betalingsverkeer op de betreffende dag en berekent voor u de theoretische inhoud van de kassa. Tevens zal aan de hand van het ingegeven eindbedrag een eventueel verschil in de kasinhoud berekend worden.

NB: Het is absoluut noodzakelijk dat een dagafsluiting uitgevoerd wordt, wilt u een sluitende omzetrapportage kunnen verwezenlijken.

Hoe dient een dagafsluiting uitgevoerd te worden

Instellen van het afsluit-type.

Ten eerste dient u te bepalen of u voor een bepaalde winkel de dagafsluiting per kassa wilt laten geschieden of in één keer per locatie.

Wij adviseren de dagafsluiting per locatie uit te voeren. Afsluiten per afzonderlijke kassa brengt namelijk het nadeel met zich mee, dat er elke dag op elke kassa afgesloten dient te worden om een goed overzicht te krijgen, dit kost u meer tijd. Afsluiten per locatie neemt dat weg en geeft direct een totaalbeeld van de winkel.

Instellen dagafsluiting

1. Ga in Bake-it naar menu [Cash-it | Winkels]

2. Open met [F9] de winkel die u wilt bekijken, het venster “Winkel locatie wijzigen – kaart”

wordt geopend

3. Selecteer het tabblad [Kassa bedragen] en geef aan of u de afsluiting per locatie op per

kassa wil laten uitvoeren

Uitvoeren van de afsluiting

Het uitvoeren van de afsluiting in Cash-it gaat als volgt:

NB: Als u per locatie afsluit, is het een vereiste dat bij alle kassa’s in de locatie Cash-it staat opgestart en het verkoopvenster is afgesloten. Is dit niet het geval dan zal de afsluiting NIET kloppen!

Zodra u de daadwerkelijke afsluiting doet, zal Cash-it waarschuwen als bovenstaande niet het geval is. Ga alleen door met afsluiten als er bewust een kassa uit staat omdat deze bijvoorbeeld defect is of de gehele dag niet is gebruikt. In alle andere gevallen moet u op [Annuleren] drukken en opnieuw afsluiten als de ontbrekende kassa aan is gezet.

1. Sluit het verkoopscherm (maar sluit Cash-it niet). Als u per locatie afsluit, moet u op alle kassa’s het verkoopscherm sluiten

2. Druk op de knop [Openen sluiten kassa]. Het volgende scherm verschijnt dan:

3. Vul het venster [Kassa opening - sluiting] zo compleet mogelijk in (ook als sommige

velden niet verplicht zijn).

Startbedrag: Is ingevuld bij het openen van de kassa.

Geopend door: Is ingevuld bij het openen van de kassa.

Eindbedrag: Vult u hier het bedrag in dat geteld is.

Gesloten door: Vul hier de naam in van de afsluitende werknemer.

Pinbedrag: Vul hier het totaal in van de afsluiting van de elektronische betaalterminal (voor zover aanwezig)

Chipbedrag: Idem pinbedrag, maar dan voor het chip totaal.

4. Als u alles heeft ingevuld en zeker weet dat alle kassa’s aanstaan, drukt u op de knop [Sluit kassa] om het venster te sluiten.

Bij het sluiten voert Cash-it onderstaande controles uit:

· Zijn alle verplichte velden ingevuld? Zo nee, dan verschijnt er een melding

· Zijn alle niet-verplichte velden ingevuld? Zo nee, dan verschijnt er een melding

5. Bij het sluiten wordt berekend hoeveel verschil er is tussen berekende inhoud en getelde

inhoud en wordt er gevraagd of u de afsluiting door wilt voeren met de berekende cijfers. Gaat u akkoord dan worden de berekeningen opgeslagen in de database en zal er een rapport afgedrukt worden..

Wat te doen als de dagafsluiting is vergeten

Als u merkt dat er op een rapport een afsluiting ontbreekt, kunt u dit achteraf corrigeren.

Dit gaat per locatie.

1. Ga in Bake-it naar menu [Cash-it | Winkels]

2. Open met [F9] de winkel die u wilt openen, het venster “Winkel locatie wijzigen – kaart”

wordt geopend

3. Ga naar menu [Extra | “Dagaf sluiting Cash-it deze locatie”]:

4. Voer in onderstaand venster een datum in waarvoor u de afsluiting wilt laten uitvoeren

5. Druk op de knop [Sluiten] als u de datum heeft ingevoerd

6. Onderstaand venster verschijnt. Kies “Ja” om de dagafsluiting te starten.

Is er al een dagafsluiting uitgevoerd voor die periode, dan verschijnt er een melding.

7. Zodra de dagafsluiting is afgerond. Wordt er een venster geopend met alle bedragen. Druk “Ja” op de vraag of u deze bedragen wilt overnemen.

8. De afsluiting is nu afgerond.

Opbouw Cash-it Dagrapport

Het Dagrapport dat cash-it uitprint ziet er als volgt uit: Op de volgende pagina’s wordt het dagrapport per gedeelte uitgelegd.

Let op, dit is een voorbeeld

Om alle mogelijke velden op het Cash-it dagrapport zichtbaar te maken, is er gebruik gemaakt van fictieve bedragen, hierdoor kan het voorkomen dat bepaalde berekeningen in dit voorbeeld een afwijkend bedrag vormen.

De bon bestaat uit de volgende onderdelen:

§ Er wordt geopend met wat algemene informatie over de betreffende kassadag die voor zich zal spreken.

§ “Aantallen transacties”. Dit bevat de volgende elementen:

· Normaal: Dit betreft gewone transacties.

· Bestel: Dit betreft bestellingen die vandaag ingevoerd zijn.

· Afgebroken: Dit betreft vervallen bonnen. Eventueel wordt hier aangegeven welke waarde deze vertegenwoordigen.

§ “Betaalvormen”. Dit bevat de volgende elementen:

• Contant: Stroom van contante betalingen, het aantal staat tussen haakjes

(Let op: Kas in/Kas uit worden ook gerekend onder Contante betalingen)

• Pin: Stroom van pin betalingen gevolgd door het aantal tussen haakjes
• Chip: Stroom van chip betalingen, het aantal staat tussen haakjes
• Overig: Stroom voor overige betaalvormen met het aantal tussen haakjes
• Totaal: Totale geldstroom voor alle betaalvormen, totaal aantal tussen haakjes

§ “Totalen Pin-terminal”

Als de bedragen voor de terminal ingevuld zijn in het eerder getoonde afsluitscherm

zullen deze hier getoond worden ter informatie. Dit bevat de volgende elementen:

· Pin. Bevat het ingevoerde bedrag voor pin-betalingen van de terminal afsluiting.

· Chip. Bevat het ingevoerde bedrag voor chip-betalingen van de terminal afsluiting.

· Totaal. Bevat de optelling van het pin- en chip-totaal.

§ “Berekening Kas”

Voor verreweg de meeste van u zal dit het onderdeel van het rapport zijn dat het

belangrijkst is. Dit bevat de volgende elementen:

• Startgeld: Geeft het totaal ingegeven startgeld weer.
• Kas In: Geeft de totaal waarde van “Kas In”-stroom.
• Kas Uit: Geeft de totaal waarde van “Kas Uit”-stroom.
• Omzet Kas: Toont de totale cash-geldstroom. Deze zal hetzelfde zijn als de

hoeveelheid bij het element “Contant” onder de kop “Betaalvormen”.

• Extra Uit: Geeft de waarde van eventueel extra uitgekeerd wisselgeld. Denk u

hierbij aan het extra pinnen van een bedrag, etc.

• Totaal: Is de optelling van alle bovengenoemde elementen, die gezamenlijk

het totaal aan geld aanwezig in de kas bevatten.

• Geteld: Geeft aan wat er ingevoerd is als geteld bedrag.
• Verschil: Geeft het berekende verschil weer tussen de getelde kas-inhoud en

de berekende kas-inhoud.

• Afronding: Dit geeft het totale afrondingsverschil over de dag genomen weer.

§ “Omzetgroepen”

Hier vindt u een rapportage van de omzet per omzetgroep met tussen haakjes het aantal

verkochte artikelen binnen deze omzetgroep. NB: Deze rapportage is standaard gebaseerd op de goederenstroom en zal dus meestal afwijken van de berekende geldstromen uit de blokken hierboven. Dit houdt namelijk in, dat omzet voor bestellingen meegerekend wordt op de dag dat deze afgeleverd wordt.

U kunt dit rapport door ons uit laten zetten, want het kost vrij veel tijd om te genereren.
U kunt dit rapport ook laten berekenen aan de hand van de geldstroom voor deze dag door ons dit aan te laten passen als dat gewenst is.

§ “Er is een verschil tussen berekende waarden en totaal van de terminal “

Mits er terminal-bedragen ingevuld zijn zal cash-it berekenen of er een verschil is tussen de ingevulde bedragen van de pin- en chip-terminal en de berekende bedragen voor de elektronische cash-it betalingen.

Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan als uw werknemers per ongeluk de verkeerde betaalmethode aantoetsen in het betalingsscherm, bijvoorbeeld kas in plaats van pin.

Als er een verschil is, zal dit op het rapport aangegeven worden en wordt er berekend wat de kasinhoud zou zijn als er van de terminal-waardes uitgegaan wordt.

NB: Dit blok en het volgende worden dus alleen getoond indien er daadwerkelijk een verschil is.

Het bevat de volgende elementen:

Terminal: Dit bevat de ingegeven totaalwaarde van de pin- en chip-terminal.

Berekend: Dit bevat de berkende totaal-waarde van pin- en chip-betalingen.

Correctie: Bevat het verschil tussen de ingegeven en de berekende waarde.

§ “Kas na correctie”

Dit zijn de bedragen nadat de correctie erop toegepast is.

NB: Hiervoor is dus aangenomen dat de afsluiting van de elektronische terminal foutloos is en een eventueel verschil tussen de terminal en Cash-it veroorzaakt is door foutieve aanslagen van betaalmethodes door het behandelend personeel.

Het bevat dezelfde elementen als het eerder beschreven blok kasberekening hierboven met dikgedrukt de volgende elementen. Dat zijn de elementen waarop de correctie van invloed is.

Omzet Kas: Het gecorrigeerde totaal voor de geldstroom van de contantbetalingen.

Totaal: Het gecorrigeerde bedrag voor de kas-inhoud.

Verschil: Het kasverschil aan de hand van de gecorrigeerde kasinhoud.