Werkwijze Topbakkers koppeling

1.      Voordat u begint kunt u onder diverse | koppelingen | Topbakkers | Topbakkers instellingen, de instellingen nakijken zoals hieronder, voor u zijn in de eerste instantie het Topbakkersnummer en initialen van belang, de naam van het export bestand kunt u zelf een naam geven, vaak komt hier de naam van de bakkerij te staan. Als u uw naam met daarachter de week en het jaar wilt zien, kunt u uw naam ingeven dus bv. BakkertjeDeeg@WEEK@JAAR.Exp , LET OP, de omschrijving jaar en week moet met hoofdletters en achter het geheel moet .exp staan van exportbestand.



  1. U kunt het artikelenbestand en prijsgroepbestanden van de Topbakkers downloaden via het update centrum onder het menu downloads | Bake-it hulpbestanden.
    Deze worden dan opgeslagen onder Bake-it in de map Import, meestal te vinden onder C:\Program Files\Bake-it\Import.

  2. Als de bestanden in de map Import staan is het mogelijk om de topbakkersartikelen in te lezen, welke nodig zijn om de artikelen te koppelen. Via Diverse | Koppelingen | Topbakkers | Importeren artikelen, krijgt u het volgende venster, en kunt u kiezen voor <Start>.


    Als deze geïmporteerd zijn, krijgt u een verslag en de onderstaande melding.



  3. Nu kunt u de artikelen gaan koppelen met de topbakkerskoppeling, en gaat u eerst naar diversen | koppelingen | koppelingen basis.



  4. Onder koppelingen basis maakt u een nieuwe koppeling aan met de naam Topbakkers met de functietoets F7, als u deze dan sluit en weer opent komt het onderstaande scherm in beeld, het tabblad afleveradressen blijft dan weg omdat deze niet nodig is voor de topbakkerskoppeling.

 

 

 

  1. Onder het tabblad “Artikel” kunt u artikelen toevoegen (F7)

    Als u het artikel uit de topbakkerslijst heeft gekozen, komt het volgende scherm op waar u uw eigen artikel aan toe kunt voegen.

De subcode moet ingevuld afhankelijk van wat voor een eigenschappen de subcode heeft, dus bv. het topbakkersartikel ‘TB110001 Witbrood knip heel-gesn’ moet dan gekoppeld met artikel ‘201 (knipwit) met subcode 001 (gesneden)’.




  1. Als u al alle artikelen hebt gekoppeld, kunt u aan de debiteuren beginnen, deze vind u vanzelfsprekend onder het tabblad debiteur, en kunt u ook weer via de functietoets F7 een debiteur toevoegen welk gerelateerd moet zijn met een topbakkersnummer.

    Ook in dit scherm kunt in het extern koppelnummer veld het topbakkersnummer invullen van de gemeenschappelijke klant van u en topbakkers.



  2. Als alle artikelen en afleverleveradressen zijn ingevoerd kunnen de prijsgroepen aangemaakt en ingelezen worden.

 

  1. Via  artikelen | prijsgroepen  krijgt u onderstaand venster.



    En kunt u via de functietoets F7 een nieuwe prijsgroep aanmaken. Via het tabblad afleveradressen, kunt u via F7 een debiteur koppelen aan deze prijsgroep welke van toepassing is.



  2. Als alle prijsgroepen zijn aangemaakt en gekoppeld, kunt u via [diverse | koppelingen | topbakkers | Topbakkers importeren prijsgroepen] de prijsgroepen inlezen, en krijgt u het volgende venster. U kiest in het veld “Prijstabel” de juiste prijsgroep en selecteert u in het veld eronder de prijslijst die u wilt inlezen en kiest u voor <Start>.




In het artikel koppeling veld dient de topbakkers basiskoppeling geselecteerd te worden, en in het prijstabellenveld de betreffende prijsgroep die u wilt inlezen, via topbakkers is bekend welke bestand er ingelezen dient te worden voor welke klant en kunt u deze selecteren en kiezen voor start.
Er komt een verslag uit dat er als volgt uitziet:


 

  1. De melding dat bv artikel TB602211 niet gevonden is, betekent alleen dat deze niet

      in de koppeling basis staat, dit kan verder geen kwaad. Als alle prijsgroepen

      ingelezen zijn, is de koppeling klaar voor gebruik.

Wijzigingen aanbrengen in Topbakkersfacturen

Als er in een order van een factuur voor topbakkers iets gewijzigd moet worden, dient eerst de factuur verscheurd te worden, dit kunt u doen in de betreffende order van de factuur en kunt u kiezen voor [extra | verscheur factuur].


Nu is het mogelijk om de order te wijzigen en is de factuur teruggezet naar pakbonstatus.


Als de wijziging is aangebracht, dient u, om de pakbon weer terug te zetten naar factuurstatus, nogmaals de week te factureren en kunt u in het scherm eventueel de factuur nogmaals af drukken door een vinkje aan te zetten bij “facturen nogmaals afdrukken”, eventuele andere facturen van die week komen er dan ook uit.


De facturen kunnen nu (weer) geexporteerd worden naar een topbakkers export bestand.

Exporteren facturen naar een Topbakkersbestand

1.         Via menupad [diverse | koppelingen | Topbakkers | Topbakkers exporteren facturen],

kan er nu een export gemaakt worden. Het volgende scherm komt op.


2.         Als de week gekozen wordt en de koppeling staat op Topbakkers, kunt u kiezen voor

<Start>, de statusbalk begint te lopen, als deze klaar is, krijgt u het volgende venster.

 

3.         Vervolgens is het exportbestand geplaatst in de map export onder de map Bake-it.

Ook hierna krijgt u weer een Journaal te zien in de vorm als hieronder.



4.                  Als er artikelen zijn vertaald omdat deze geen TB nummer hebben, worden ze hierin

vermeld, alle artikelen die goed geëxporteerd zijn, worden dus niet vermeld.

 

5.                  Na het maken van het export bestand, vraagt Bake-it of het bestand direct naar topbakkers verstuurd moet worden, als u kiest voor <JA> wordt er direct een e-mail opgemaakt waar het bestand al in staat en hoeft u alleen nog maar te kiezen voor verzenden, staat outlook niet open, zal het bestand in postvak UIT komen te staan.

 

6.                  Wordt het bestand om de één of andere reden niet in een e-mail gezet kan deze gevonden worden in de map export onder Bake-it en kan dan verstuurd als bijlage naar administratie@topbakkers.nl 

 

Wijzigingen voorbehouden in verband met nieuwe versies, als er naar uw idee nog iets toegevoegd moet worden aan dit document, kunt u dit aangeven via een e-mail naar bakkerij@marti.nl