Handleiding vaste orders

In Bake-it is het mogelijk om een vaste order aan te maken voor klanten die vaak dezelfde artikelen willen op dezelfde dagen, ook kunt u een lege order aanmaken zodat u altijd de order in het overzicht van de orders krijgt zonder artikelen die u dan zelf kunt invoeren.
Via de vaste order is het ook mogelijk om op basis van de vorige x aantal orders een prognose te importeren zodat u altijd ongeveer het aantal krijgt wat de klant de afgelopen keren besteld heeft voor die dagen.

1. Om met de vaste orders te kunnen gaan werken, kunnen deze op basis van de al reeds bestaande afleveradressen aangemaakt worden via orders | vaste orders vanuit het hoofdscherm van Bake-it.
   
   
2. Via F7 kunt u in dit venster een nieuwe vaste order voor een afleveradres en voor een bepaalde levering aanmaken, dit betekend dat u dus b.v. 2 vaste order aan kunt maken, één voor de ochtend en één voor de middag levering.
   
   
   
   
3. Als een vaste order is aangemaakt dan kunt u deze gaan vullen met artikelen, dit ook weer via de F7 toets, het is dus ook mogelijk om een artikel met een subcode combinatie toe te voegen zoals onderstaand.
   Deze worden dan allemaal toegevoegd aan het tabblad ‘Weekregels’
   
   
   
4. Het aantal heeft u ingevuld op het moment dat u het artikel met de subcode combinatie heeft toegevoegd, en om het aantal te wijzigen kunt u de regel openen en krijgt u nogmaals onderstaand venster op.
   
   
   
   In dit venster is het ook mogelijk om een vaste extra omschrijving in te geven voor de verschillende dagen.
   
   Onder de kop ‘Automatische mutatie’ kan een aantal of percentage ingegeven worden waar het aantal mee omhoog gezet moet worden als er gebruikt gemaakt wordt van de prognose import met het idee dat als er geen retouren ingegeven zijn in een order, dat ervan uitgegaan kan worden dat alle aantallen van dit artikel verkocht is en dus verhoogd mag worden, dit wordt later nog uitgebreid behandeld
   
   
   


5. In dit punt wordt er uitleg gegeven over de vinkjes onder ‘Akties’
   
   
   
   - Order standaard selecteren
   
   Deze optie zorgt ervoor dat bij de mogelijkheid van importeren, deze order altijd standaard geselecteerd is.
   
   - Nul aantallen importeren
   
   Deze optie zorgt ervoor dat ook de artikelen waar nul in is gegeven geïmporteerd worden voor de betreffende dagen, staat de optie uit worden alleen de artikelen geïmporteerd waar een aantal in is gevuld ongelijk aan nul, hetzelfde gebeurt als u importeert op basis van een prognose van de x aantal orders.
   
   - Gemiddelde van X orders
   
   Deze optie importeert niet op basis van de aantallen in de vaste order, maar op die van de x aantal orders ingegeven in deze optie, dus in het bovenstaande voorbeeld zal de import gaan kijken naar de laatste 2 orders die gemaakt zijn voor dit afleveradres, daar het gemiddelde nemen van de artikelen die in de vaste order staan en delen door 2, (1+2=3) / 2 maakt 1 ½ maar wordt afgerond naar boven.
   Retouren worden ook meegenomen in de berekening, dus (1+2=3) – (1 (retour)) = 2 / 2 maakt 1.
   
6. Onder het tabblad extra is het mogelijk om de geïmporteerde order een algemene ordernotitie mee te geven.
   
   
   Onder ‘Order aktief op’ kunt u de dagen uitvinken zodat de geïmporteerd order in de eerste instantie niet mee gaat in de productie en facturatie totdat deze gemuteerd wordt door de geïmporteerde order te openen en te sluiten of een artikel in deze order aan te passen of toe te voegen.
   
   
7. Via orders | importeren vaste orders komt u in het onderstaande venster.
   
   
   
   De vaste order van de afleveradressen waar het vinkje aan staat bij ‘standaard selecteren’ staan hier dus standaard geselecteerd, maar kunt u ten alle tijden nog uit of aanvinken.
   U kunt in dit venster ook de import doen voor alleen de dinsdag t/m de zaterdag, denkende aan feestdagen door de maandag uit te vinken.
   
   - Bestaande orders moeten bijgewerkt worden.
   
   Met deze optie is het mogelijk om al reeds aanwezige order bij te werken met de aantallen uit de vaste orders, de aantallen die al in de order aanwezig zijn zullen dan bijgewerkt worden en niet overschreven door de aantallen uit de vaste orders of de X aantal orders die ingegeven zijn bij de optie ‘Gemiddelde van X orders’ in de vaste order van het afleveradres.
   
   - Geen vragen stellen.
   
   Als de bestaande orders bijgewerkt worden, dan komt er voor elke geïmporteerde vaste order de vraag of deze bijgewerkt moet worden, als het vinkje aan staat bij ‘Geen vragen stellen’ dan worden er ook daad werkelijk geen vragen gesteld.
   
   
8. Via <Start> kunt u nu de import starten en zal er gevraagd worden om een back-up te maken, dit raden wij altijd aan om terug te kunnen stappen naar de situatie voor de import.
   
   Na de import komt er een venster welke verteld hoeveel orders er zijn ingelezen in welk tijdsbestek.
   
   
   
   Mocht er voor een klant al een geïmporteerde order bestaan en het vinkje bij ‘Bestaande orders moeten bijgewerkt worden’ staat uit, komt het onderstaande venster op.
   
   
   
   Op het moment dat het vinkje wel aanstaat, krijgt u de onderstaande melding.
   
   
   
   Als u het vinkje aanzet bij ‘Geen vragen stellen’ worden deze vragen achterwege gelaten en zullen alle orders bijgewerkt worden.
   
   
9. Op het moment dat er een order geïmporteerd wordt op basis van de X aantal vorige orders zoals genoemd in punt 5, dan zal onderstaande vraag worden gesteld.
   
   
   
   Als gekozen wordt voor <JA> dan wordt het gemiddelde van de ingegeven hoeveelheid orders bij de vaste order van dit afleveradres genomen.
   
   Als er gekozen wordt voor <NEE> dan kunt u zelf de orders aanwijzen waarvandaan het gemiddelde genomen moet worden door deze orders aan te vinken.
   
   
   
   Standaard zijn het X aantal orders ingegeven die bij de vaste order voor dit afleveradres ingegeven zijn met de recentste order bovenaan.
   
   
   Als dit venster gesloten wordt dan wordt op basis van de aan gevinkte orders een gemiddelde geïmporteerd in de order.
   
   
10. Als er bij het artikel in de vaste order aangegeven is dat het aantal verhoogd moet worden als er geen retouren ingegeven zijn als besproken in punt 4, dan doet Bake-it dit als volgt.
    
    
    
    Bij de import zal deze het aantal bij elkaar optellen dus bijvoorbeeld (1+2=3) gedeeld door het aantal orders als in de bovenstaande voorbeelden is dit 2 dus zal het neerkomen op 1½ wat weer wordt afgerond naar boven tot 2
    Hier wordt dan het aantal bij opgeteld wat in het artikel staat in de vaste order van dat afleveradres, in het voorbeeld geval zal dat 1 zijn en dus komen op het aantal 3.
    
    Is er een retour ingegeven in één van de gebaseerde orders, dan zal het gemiddelde aantal niet verhoogd worden en zal deze gewoon het aantal in de order zetten die uit de gemiddelde berekening komt.
    Dus (1+2=3) – 1 retour / 2 komt op een gemiddelde van 1 en wordt niet verhoogd met 1.
    
    Deze optie vereist wel dat er precies omgegaan moet worden met retouren voor de betreffende dagen, anders kan het zijn dat de aantallen alleen maar omhoog gaan en deze constant aangepast moeten worden door de ordende medewerker.
    
    Er is één uitzondering bij het verhogen van de geïmporteerde aantallen, als het gemiddelde op 0 uitkomt omdat dit artikel in de vorige orders niet geleverd is, zal deze ook op 0 blijven staan en niet verhoogt worden met het aantal wat ingegeven is in het artikel van de vaste order voor het afleveradres.
    Zodra de gemuteerd wordt in de order zal het de volgende keer vanzelfsprekend wel meegenomen worden.
    
    
11. Als er nog geen vaste order geïmporteerd is en voor dat afleveradres wordt er een order aangemaakt in het order venster via F7, dan zal de onderstaande vraag gesteld worden.
    
    
    
    Deze optie zal alleen de vaste order importeren van die klant en niet op basis van de vorige aantal orders de vaste order importeren.

Hopende u voldoende geïnformeerd te hebben met wijzigingen voorbehouden in verband met nieuwe versies, als er naar uw idee nog iets toegevoegd moet worden aan dit document, kunt u dit aangeven via een e-mail naar bakkerij@marti.nl